칼럼

열심히 회의를 마쳤는데 왠지 모를 찝찝함이 남을 때가 있습니다. 충분한 시간을 두고 회의를 마친 것 같은데 아이디어가 부족하거나 결론이 도출되지 않는 등의 아쉬움이 남을 때가 있지요. 그렇다면 반대로, 아이디어도 잘 나오고 만족스러운 회의는 어떤 모습일까요?

정답부터 말씀드리자면, 바로 다이아몬드입니다.

“다이아몬드요?”

바로 이런 구조의 형태를 띄고 있다면, 그것은 성공적인 회의라고 말할 수 있습니다. 명확하게 주제를 확인하고, 모두의 아이디어가 충분히 발산되고, 의견을 잘 모아서 결론을 내리는 과정이 다이아몬드의 모습을 하고 있는 거죠. 그런 모습에서 퍼실리테이션의 과정도 풍부하고, 명확하게 만들기 위해 5단계에 따라 만들어지게 됩니다. 

퍼실리테이션은 일하기 좋은 기업 문화와 조직 내에서 자유로운 의견 교환과 협업이 가능하도록 만들기 위해서도 절대 무시할 수 없는데요. 그래서 오늘의 칼럼은 퍼실리테이션의 5단계에 대해서 다루어보고자 합니다. 퍼실리테이션의 5단계를 살펴보며, 어떻게 다이아몬드 모양의 회의 구조를 만들어낼 수 있는지 알아보겠습니다. 오늘의 글을 참고하시고, 기억에 남는 회의! 성공적인 워크숍을 만들어보죠!

퍼실리테이션 5단계

퍼실리테이션의 5단계는 회의나 워크숍을 효과적으로 진행하고 만족스러운 결과를 얻기 위한 중요한 절차입니다. 1단계부터 5단계까지 하나씩 살펴보도록 하겠습니다.

오프닝 (Opening):

심플한 회의나 워크숍이라 할지라도, 오프닝은 필수입니다. 이 작은 순간이 차후 성공적인 참여와 활발한 토론의 시작점이 되지요. "안녕하세요, 여러분. 저는 오늘 진행을 맡게 된 퍼실리테이터 OOO 입니다. 잘 부탁드립니다."라고 시작하는 것만으로는 부족합니다. 왜냐하면 사람들이 단순한 안내만으로는 충분한 동기부여를 받지 못하기 때문입니다.

퍼실리테이터의 경험을 통해 배운 교훈 중 하나는, 원활한 참여를 위해서는 참여자들이 편안하게 느끼고 자신들의 의견을 자유롭게 나눌 수 있는 분위기를 조성해야 한다는 것입니다. 이것은 워밍업 과정으로 볼 수 있는데, 예를 들어 참여자들에게 짧은 아이스 브레이킹 활동을 제공하거나 주제와 관련된 흥미로운 질문을 던져 볼 수도 있습니다. 사람들은 단순한 안내나 지침보다는 자신들의 참여가 중요하고 의미있음을 느끼는 것을 선호하기 때문이죠. 따라서 퍼실리테이터는 오프닝을 통해 참여자들에게 편안한 느낌을 주는 것, 마음을 여는 것이 핵심이라고 할 수 있습니다.

아이디어 도출 (Idea Generation):

아이디어 도출 단계는 참여자들로부터 다양하고 창의적인 아이디어를 활발하게 얻어내는 중요한 과정입니다. 이러한 아이디어 도출 과정이 원활하게 이루어지기 위해서는 참여자들의 창의성과 상상력을 깨우며, 자유로운 아이디어 표현을 촉진하는 환경을 조성해야 하는데요. 질문을 던지거나 참가자들을 자극하는 활동을 도입하여 자유로운 분위기를 조성하는 것이죠.  예를 들어, "만약 시간과 예산이 제약사항이 없다면, 이 문제를 어떻게 해결하실 것인가요?"와 같은 질문을 통해 참여자들에게 창의적인 고민을 유도할 수 있습니다. 또한, 그룹 내에서 서로의 아이디어를 존중하고 자유로운 토론을 장려하는 것이 중요한데요. 이 과정에서 다양한 시각과 관점이 충돌하고 결합하며 창의적인 아이디어가 도출될 수 있습니다. 이렇게 다양한 아이디어가 모이면 그 다음 단계인 아이디어 체계화가 원활하게 이루어질 것입니다.

아이디어 체계화 (Idea Structuring):

아이디어 도출 후, 이러한 아이디어를 체계적으로 정리하고 이해하기 쉽게 가공하는 것이 중요합니다. 중요한 아이디어를 강조하고, 관련성 있는 아이디어들을 함께 묶어서 의미 있는 패턴이나 흐름을 도출해야 합니다. 아이디어들 간의 연결고리를 찾아내는 것도 중요한데요. 그래야만 하나의 큰 그림 속에서 어떻게 상호작용하는지 쉽게 이해할 수 있게 됩니다. 이를 위해서는 그룹 내에서 의견을 공유하고 토론하면서 아이디어들을 구조화하는 과정이 필요합니다. 덧붙여, 시각적 도구나 그래픽퍼실리테이션을 활용하여 아이디어를 시각적으로 표현하는 것이 도움이 됩니다. 그림, 다이어그램, 플로우차트 등을 사용하여 아이디어들을 시각적으로 나타내면, 참여자들이 보다 쉽게 이해하고 기억할 수 있습니다.

그룹 의사결정 (Group Decision Making):

그룹 의사결정은 참여자들이 모여 최종 결론을 도출하는 중요한 단계입니다. 서로 다른 시각과 관점을 공유하면서 다양한 아이디어를 토론하고 평가한 뒤, 공동의 결정에 도달하기 위한 방법을 결정하는 것이죠. 토론은 그룹 내에서 협력과 공동 작업이 중요한 역할을 하는데요. 다양한 의견을 종합하여 최종 결론을 도출하는 데 도움이 됩니다. 이 때 퍼실리테이션 기술을 적용하여 참여자들의 의견을 수렴하고 합의를 이끌어낼 수 있는데요. 일반적으로 토론은 갈등 상황이 발생할 수 있는 가능성이 높아, 토론과 논쟁을 구분할 수 있어야 합니다. 또한 소수의 반대 의견에 부정적인 감정이 들지 않도록 독려를 하는 등 다양한 기법을 통해 참여자들의 창의성, 역동성이 떨어지지 않도록 분위기를 조성해주는 것이 중요합니다. 각 참여자들이 적극적이고 솔직하게 토론에 임할 수 있도록, 자유로우며 건전한 분위기를 조성하는 것이죠.

클로징 (Closing):

워크숍이든, 교육이든, 회의든 클로징은 매우 중요합니다. 참여자들에게 세션의 가치를 명확히 전달하고, 그들이 다음 단계로 나아가는데 필요한 동기부여를 제공하기 때문입니다. 즉, 클로징을 통해 퍼실리테이션 과정에서 얻은 결론이 행동으로 반영될 수 있도록 하는 것이죠. 그렇다보니 오프닝에 기울인 노력 못지 않게 클로징에 할애한다면, 퍼실리테이션의 효과를 향상시킬 수 있습니다.

위에서 설명한 퍼실리테이션의 5단계를 잘 숙지하고 이용하면, 더 효과적인 회의나 워크숍을 진행할 수 있을 것입니다. 정리하자면, 오프닝에서 참여자들을 동기부여하고 워밍업을 통해 편안한 분위기를 조성하며, 아이디어 도출에서는 참여자들의 창의성을 깨우고 자유로운 아이디어 표현을 장려해야 합니다. 이후 아이디어 체계화와 그룹 의사결정을 통해 아이디어를 구조화하고 최종 결론을 도출하며, 클로징 단계에서는 세션의 가치를 강조하고 다음 단계로 나아가는 동기부여를 제공해야 합니다. 이 글을 읽으시는 분들은 다섯 절차를 잘 활용하여 효과적인 협업과 의사결정을 이끌어내는데 도움이 되길 바랍니다.