칼럼

미래의 회의실은 어떤 모습일까?

퍼실리테이터에게 회의 주제와 참가자들에게 적합한 워크숍 장소를 구하는 것은 신이 주신 기회를 잡는 것만큼 매우 어려운 일이다. 보통 퍼실리테이터들은 고객사의 사정, 이동 거리 등을 고려해서 워크숍 장소를 정해야 하기 때문에 최적의 워크숍 장소를 찾는 것은 쉽지 않다.

퍼실리테이션 회의나 워크숍에 적합한 장소가 갖춰야 최소한의 조건으로 어떤 것들이 필요할까?
퍼실리테이터가 회의와 워크숍 장소로 고려해야 할 첫 번째는 진행에 따라 참가자들의 이동이 용이하고, 에너지 유지를 위한 활동이 가능한 공간의 유무이다. 지나치게 넓은 공간이라면 파티션으로 공간을 새로 창조하는 방법을 택해서 참석자들의 몰입도를 높이고, 에너지를 유지할 수 있도록 도움을 줘야 한다. 또한 참석자들의 휴식 공간을 따로 확보하는 것은 꿀팁이다.
두 번째로 벽면의 사용 가능 여부를 확인해야 한다. 워크숍의 전개에 따른 결과물을 순차적으로벽면에 붙일 수 있는 장소를 고려해야 한다. 마치 그림을 그릴 때 캔버스가 크면 창의력을 맘껏 펼칠 수 있듯이 넓은 벽면을 활용할 수 있으면 그만큼 다양한 아이디어가 도출되는데 도움이 될 것이다. 또한 참석자들은 벽에 붙여진 결과물들은 함께 봄으로서 회의가 끝난 후 더 강력한 실행력을 담보해 줄 것이다.. 
세 번째로 책상과 의자의 상태 역시 퍼실리테이터가 회의나 워크숍 장소를 선정할 때 고려해야 하는 중요한 조건이다. 조립 해체가 자유로운 책상과 편안하고 운반이 용이한 개인별 의자가 있다면 그룹활동과 참여적 활동이 가능하기 때문이다.
(혹시 지금 회의실을 기획 중 이라면, 이와 같은 조건들이 고려되었는지부터 확인하길 바란다. ^^)

그렇다면 미래의 회의실은 어떤 모습일까?

미래에는 하이브리드 온라인 월드카페 등 디지털 도구들을 활용한 회의들이 늘어날 것이다. 멀지 않은 미래에는 기업이나 조직의 중대한 결정이 모두 Big Data에 의해 결정될 지도 모른다. 속도와 정확도에 있어서 로봇의 Deep Learning에 밀려나서 사람들이 하는 회의는 크게 줄어들 것이다.

그러나 인간 만이 할 수 있는 고유한 회의는 미래에도 존재할 것이라고 믿는다. 회의와 같이 한 사회의 구성원으로서 존중 받고, 공동의 삶을 위해 함께 결론을 만들어 가는 활동은 개인에게 의미있고, 행복감을 가져오는 활동이다. 서로 교감하며 얻는 캐미(화학작용)는 즐겁고 심지어 스릴있기까지하다. 그러므로 어떤 형태로든 ‘구성원을 행복하고 이롭게 하는’ 회의는 미래에도 계속 진행될 것이고, 이런 철학을 바탕으로 회의실을 비롯해서 회의 도구들이 만들어 질 것이다.

김민영 책임 컨설턴트, 인피플 컨설팅
(frommintoyou@gmail.com)