칼럼

워크숍에 기대가 낮은 조직에서의 퍼실리테이션
 
최근 한 고객사에 조직문화를 개선방안을 도출하는 워크숍을 진행했었다.

워크숍 설계를 위해 참석자를 대상으로 사전 인터뷰를 진행하다보니, 참석자들은 워크숍에 대한 기대가 매우 낮았다. 이유는 과거에 유사한 워크숍을 경험했었고, 그 워크숍이 성공적이지 않았기 때문이었다. 사실 이런 경우는 워크숍을 기획하는 단계에서 자주 겪는 상황이다. 꼭 과거에 성공적이지 않은 워크숍을 경험하지 않았다고 하더라도, 조직에 대한 신뢰가 낮을 경우에도 워크숍에 대해서 참석자들은 큰 기대를 하지 않는다. 퍼실리테이터로서는 매우 고민이 되는 상황이다. 왜냐하면, 워크숍에 대해 기대가 낮은 참석자들은 실제 워크숍에 참석하였을 때 적극적으로 참여하지 않을 가능성이 매우 높기 때문이다.

그렇다면 워크숍에 대한 기대가 낮은 조직에서 퍼실리테이션을 성공적으로 하기 위해서는 어떻게 해야 할까?
첫번째는 사전 인터뷰에서 참석자들의 워크숍에 대한 기대와 우려사항을 자세히 듣고 그 이유를 자세히 파악해야 한다. 모든 결과에는 원인이 있는 법! 원인을 알면 그에 대한 해결책도 세울 수 있다. 인터뷰 마무리 단계에서는 이제 참석자들이 워크숍에 대해 부정적인 기대를 가지지 않도록 하기 위해서 기존에 진행했었던 성공사례를 이야기 해주기도 하고, 그들의 우려를 반영하여 같은 상황이 반복되지 않도록 워크숍 프로그램을 어떤 방식으로 진행할 수 있는지에 대해서도 안내하였다. 물론 모든 인터뷰를 마친 후에 워크숍을 의뢰한 스폰서를 만나 이 같은 상황을 전하고 참석자들의 동기부여를 위해 리더가 꼭 참석하실 수 있도록 다시 한번 부탁드렸다.

두번째는 사전 준비를 마친 후 워크숍 실전에서 오프닝을 정교하게 진행해야 한다는 것이다. 워크숍의 목적과 취지를 안내하고, 참석자들이 편안하게 몰입할 수 있도록 워밍업도 진행하며 이 워크숍에 대한 기대와 우려사항도 공유하도록 했다. 과거에 어느 고객사에서 퍼실리테이터 양성 교육을 진행할 때 교육생이 질문을 한 적이 있다. “ 왜 우려사항까지 들어야 하나요? 오히려 분위기가 안좋아질텐데요?.”

그에 대한 답을 이 글을 통해 다시 드린다면 기대사항을 공유하는 것은 참석자 각자가 이번 워크숍을 통해서 무엇을 함께 만들어낼지, 개인적으로는 무엇을 가져갈 것인가를 생각하게 하는 것이다. 대부분의 참석자들은 오프닝에서 퍼실리테이터에게 ‘기대와 우려’가 무엇인가 라는 질문을 듣고 처음으로 자신의 기대사항을 생각하기 시작하는 경우가 많다. 이렇게 각자의 기대사항을 공유하는 세션을 통해서 참석자들은 각자의 기대사항을 정리함과 동시에 다른 참석자들의 다양한 관심사항과 기대사항도 알게 된다. 이 것은 앞으로 진행되는 토의 세션에서 서로 경험을 공유하는데 중요한 실마리가 될 것이다. 또한 우려사항을 함께 들음으로써 그들이 그와 같은 문제의식을 통해 그것을 반복하지 않도록 마음의 준비를 하게 된다. 퍼실리테이터 입장에서는 그들의 우려를 들으면서, 앞으로 진행하는 토의 세션에서 보다 더 정교하게 가이드를 줄 수 있다.

뿐만 아니라 심리학에서는 긍정적인 인식은 부정적인 인식을 개선하는 효과가 있다고 한다.
조직에서 공동의 과업을 추구할 때 프로그램에 대해 긍정적 기대를 가지게 하면 부정적인 기대를 하는 사람들보다 더 많은 혜택을 가져갈 수 있다고 한다. 또한 서로의 기대사항을 공유함으로써 긍정적인 기대가 부정적인 인식을 상쇄시킬 수도 있다.

그 워크숍은 결국 성공적으로 마무리 되었다. 참석자들은 1박2일의 워크숍 동안 열정적으로 토의를 진행하였고, 2일차에 개선안을 의사결정권자들에게 보고하고 그것을 채택, 보류, 기각하는 심사하고 심사결과를 공유하는 과정을 통해 그들의 생각과, 입장의 차이를 더 이해할 수 있었다.

물론 이 고객사의 워크숍 이후 개선안에 대한 실행여부는 시일을 두고 더 지켜봐야 할 일이다.

이 워크숍을 통해 필자가 느낀 점은 워크숍 전에 센싱 미팅의 중요성을 다시 한번 느꼈고, 미팅을 통해서 파악된 문제점이 워크숍에 이어지지 않도록 프로그램 설계를 정교하게 해야 하며, 마지막은 워크숍 참석자들에게 퍼실리테이터로서 워크숍에 대한 희망과 기대를 갖게 하는 것이 매우 중요하다는 점이다. 아마도 그 점이 이번 워크숍을 성공적으로 진행할 수 있었던 가장 큰 핵심 요인이라 생각된다.

        이은애 수석컨설턴트
       (rebijyu@gmail.com)