칼럼

회의 잘 하는 법 “수첩을 던져 버려라!”

세계적으로 하루에는 약 5,000만 건의 회의가 열리며, 우리나라 직장인은 1년 평균 721시간 회의를 합니다. 연간 근로시간이 2,163시간 이라는 점을 고려하면 한국 직장인들은 하루에 1/3을 회의시간으로 보내는 셈이죠.
하지만, 설문결과에서도 알 수 있듯이 직장인들 절반 이상이 회의문화에 불만을 갖고 있습니다. 실행력이 없고 효율이 떨어지고(65.3%), 회의가 너무 많고 길(30%)어서 입니다. 많은 사람들이 회의문화에 변화가 필요하다고 느끼고 있는 것이죠.
저는 GE에서 오랜 기간 동안 퍼실리테이터로 활동했습니다. GE의 잭웰치 회장은 비효율적인 회의를 없애고 보다 창의적인 아이디어가 자유롭게 교환될 수 있는 분위기를 만들기 위해 “퍼실리테이션 회의가 아니면 회의하지 말라”고 지령을 내리셨죠.

※ 퍼실리테이터란?

 회의 참석자 간 다리 역할을 수행하는 회의 진행 전문가입니다. 체계적인 질문과 피드백을 통해 아이디어를 공유시키고 참여와 소통이 가능한 회의가 되도록 하는 사람입니다. 즉, 퍼실리테이션은 소통 전문가 입니다. 참, 별난 직업도 다 있죠? 해외에서는 많은 기업들이 채용하고 있고 국내 중견그룹에서도 퍼실리테이션 회의가 늘어나고 있습니다. 자유로운 의사소통과 창의적 아이디어가 발산되도록 회의를 이끄는 사람입니다.

과거 IBM CEO 루이스 거스너는 부임 초기 현란한 프리젠테이션을 바라보면서“오페라의 관중이 되고 싶지 않거든 당장 회의실에서 프로젝터를 치워 버려라”고 지시했습니다.
“회의할 때, 수첩을 던져버려라!” = 많은 사람들이 회의할 때 열심히 수첩에 메모를 합니다. 복기를 위한 메모도 있고, 시간 때우기 메모도 있습니다. 열심히 회의에 참석한다는 것을 보여주기 위한 메모도 있겠지요.

실제로 보통 사람들은 65%가 시각을 통한 커뮤니케이션을 선호하고, 30%는 음성, 그리고 나머지 5%가 체감(Kinesthetic) 커뮤니케이션을 좋아합니다. 회의내용을 어딘가에 계속 기록하는 모습은 효과적인 회의를 위해서는 당연한 행동입니다. 하지만, 다양하고 창의적인 아이디어가 발산되는 회의를 하고 싶다면, 개인적인 메모가 아니라 화이트보드나 플립차트에 모든 사람들이 함께 볼 수 있도록 기록해야 합니다.
개인 수첩은 덮고, 회의 진행자(퍼실리테이터)가 참석자들의 발언내용을 함께 공유할 수 있도록 유도한다면 회의의 논점은 명확해지고 시간 활용도는 높아집니다. 신입사원의 엉뚱한 발언을 포함해 각자의 발언 내용이 생생하게 기록하면, 신기하게도 회의 참석자들은 다른 사람들의 발언에 더 집중하고 경청하게 됩니다. 또, 서로의 의견을 쉽게 이해하고 공유 할 수 있게 됩니다. 모두가 함께 공유하는 공통의 기록물이 남기 때문에 회의의 논점도 흐트러지지 않고, 의미 있는 회의가 됩니다. 많은 조직들이 아주 간단한 것을 어렵게 생각하기 때문에 못하는 경우가 많습니다.
중요한 워크샵의 경우에는 논의되는 내용을 그림이나 이미지로 생생하게 표현하는 그래픽 퍼실리테이터가 있으면 좋습니다. 평소 그림을 잘 그리는 직원을 그래픽 퍼실리테이터로 지정해 보세요. 구조화 된 시각정보가 참석자들의 상상력과 통찰력을 더욱 높여 줍니다.
비효율적인 회의에 지쳤다면, 수첩과 펜은 잠시 던져버리고 회의에 참여해 보세요. 회의는 더 진지해지면서 생명력을 갖게 됩니다. 그리고 다음 회의부터는 회의진행자(퍼실리테이터)가 필요하게 되며 회의하는 것이 즐거워 집니다. 회의 내용 기록은 퍼실리테이터에게 온전히 맡겨야 합니다. 회의가 끝나면 회의 기록물을 사진으로 찍어서 참가자들과 공유하고 정리하면 짧고 강한 그리고 보다 효율적인 회의가 될 것이라고 장담합니다.

"수천만 직장인 여러분, 회의할 때 수첩을 던져 버리세요! " 

채홍미 대표, 인피플 컨설팅 (chaehongmi@gmail.com)