칼럼

언성만 높아지는 회의 ... 공감대를 형성하라!

모든 일의 시작은 옷의 첫 단추를 채우는 것만큼이나 중요합니다. 첫 단추를 제자리에서 시작하지 않으면 모든 단추를 다시 풀고 새로 채워야 하기 때문입니다.
회의에서 첫 단추와 같은 것이 바로 참석자들의 공감을 이끌어 내는 것입니다. ‘공감’이란 타인의 상황과 기분을 느낄 수 있는 능력입니다. 회의에서는 무엇보다 소통의 중요성이 무척 강조되고 있습니다. 여기서 소통이란 내 생각과 견해를 남에게 이해시키는 것을 의미하는 것이 아니라, 같은 입장이 되어주는 것, 즉 공감을 의미합니다.
공감대가 형성되지 못한 회의는 자신의 의견만 옳고 상대방의 주장을 무시하며 인정하지 못하는 상황을 초래합니다. 자칫 의견대립으로 언성만 높아졌다 끝나버리는 회의는 흔히 말하는 '안 함만 못한 회의'로 치부되기도 합니다. 회의 전 공감대 형성시간은, 회의 중 상호간 의견대립이 있을 때 자신의 견해가 완전하다는 생각보다 상대방의 시각을 이해하고 받아들일 수 있는 여지를 마련토록 하는 계기가 됩니다.

효율적인 회의를 위한 공감대는 어떻게 형성되어야 할까요?
쉽게 이야기 하자면 “회의가 끝났을 때 어떤 결과가 도출되기를 기대하나요?” “오늘 우리가 하루 동안 머리를 맞대서 논의한 것이 의미가 있으려면, 어떤 주제를 다루어야 한다고 생각하십니까?” “이 회의에 참석하신 이유는 뭘까요?”와 같은 질문을 제시하고 참석자 각자의 기대사항과 의견을 전체 참석자들과 공유하는 것입니다.
진행자(퍼실리테이터)는 모든 참석자들의 의견을 공개적으로 공유한 뒤, 본 회의의 목적과 거리가 먼 기대사항 혹은 의견은 발언자와 전체 참석자의 동의를 구한 후 추가논의 사항으로 보류해 놓아야 합니다. 말 그대로 참석자들의 의견을 하나로 묶어 회의에 참석한 모두가 같은 목표아래 있다는 점을 상기시켜 주고, 공감대를 형성시켜주는 것입니다.

한 가지 Tip을 더 제시하자면, 참석자들이 밝힌 의견이나 회의의 기대사항은 회의장 화이트보드에 기록하여 회의가 진행되는 중간에도 지속적으로 확인할 수 있고, 종료 시점에 되짚어 볼 수 있도록 관리하는 것이 좋습니다.
회의에 앞서 각자의 기대사항을 공유하는 것은 무척이나 중요합니다.

참석자가 어떠한 취지와 생각으로 참여했는지 명확하게 알지 못한 채 진행되는 회의는 '군맹무상(群盲撫象)'식 비효율적 회의로 끝나버리곤 합니다. '군맹무상'이란 “장님 코끼리 만지기식이다”라는 표현처럼 자기 주관대로만 사물을 판단하여 전체를 보지 못하는 상황을 비유한 고사성어입니다. 회의에선 자신의 아집에 빠진 참석자가 상대방의 의견을 인정하지 않는 상황을 생각해볼 수 있습니다.
때문에 시간이 빠듯한 1~2시간 회의라도 참석자 모두가 한 명씩 돌아가면서 회의 주제에 대한 간략한 의견과 회의에서의 기대사항을 1분 이하로 공유하는 시간은 필요합니다.
회의의 전체 인원수가 12명 이상인 중규모일 경우에는, 소그룹 내에서 우선 공유한 뒤 요약된 내용을 전체 참석자들과 공유하도록 하는 것이 좋습니다. 대규모인 경우에는 몇 몇 대표 팀의 기대사항만을 공유하거나, 월드 카페(World Cafe)*와 같은 제한적인 범위 내에서 참석자들 간 기대사항을 공유하는 방식으로 효율적으로 공감대를 형성할 수 있습니다.

*World Cafe : : 참석자들이 마치 카페에서 편안하게 대화하듯이 최소의 절차와 기법으로 운영되는 ‘카페식 대화 기법’

회의 전 공감대 형성 시간에는 참석자들이 스스로의 기대사항을 정리함과 동시에 다른 참석자들의 다양한 관심사항과 기대사항도 듣게 됩니다. 이는 회의를 진행하면서 서로의 의견에 좀 더 여유를 갖고 경청해주며 서로의 경험을 공유하는 중요한 실마리가 됩니다. 회의 시작 전 참석자 각각의 의견과 기대사항을 파악했으니, 그 후 대립적인 의견이 나오더라도 상대방의 입장에서 한 번 더 생각해볼 수 있게 되기 때문입니다. 

채홍미 대표, 인피플 컨설팅 (chaehongmi@gmail.com)