칼럼

새로 온 팀원, 어떻게 도울까?

어느덧 인사 이동이 많았던 2015년 1/4분기도 끝나가고 있다. 조직에 새로운 리더가 부임하기도 하고, 팀원들이 새로 합류하기도 했을텐데, 조직의 팀워크는 어떻게 다졌는지? 분명히 ‘부어라 마셔라’ 하는 술자리 회식에 의존하는 조직도 있었을 것이다.
아직도 간을 버리고 속만 쓰린 방법을 사용하고 있는 분들을 위해 새로 합류한 팀원들이 순조롭게 팀에 정착하고, 기존 멤버들과 신뢰를 형성하는 것을 돕는 소통방법을 소개할까 한다.

Integration Meeting, 즉 통합회의는 Assimilation Workshop으로도 한다. 신임리더와 구성원간의 이해를 돕고, 신임리더가 조직에 조기 정착할 수 있도록 돕는 프로그램이다. GE에서 처음 시작한 이 프로그램은 새로운 리더와 기존 구성원간의 구조화된 소통을 통해 서로 어떻게 일해야 할지를 파악할 수 있도록 돕기 위해 만들어졌다. Integration Meeting의 핵심은 소통의 골든타임을 사수하는 것이다. 신임리더는 부임 후 업무파악에 집중하느라 구성원들과의 소통시간을 우선순위에서 미뤄놓는 경우가 많을 것이다. 신임리더가 부임 후 한 달 내에 소통의 시간을 갖느냐 아니냐는 향후 팀워크에 두고 두고 영향을 미칠 수 있는 골든타임이라 할 수 있다. 따라서 골든타임을 놓치지 않도록 부임 1개월 이내에 모든 팀원들이 참석하는 2~3시간 가량의 회의를 여는 것이 Integration Meeting의 핵심이다. 소수정예로 꾸며지는 조직이라면 신임리더뿐 아니라 새로 합류하는 팀원 한 명 한 명의 연착륙을 돕는 데에도 효과적일 것이다.

그리고 Integration Meeting을 효과적으로 하기 위해서는 다음과 같은 절차를 따라야 한다.

우선 모든 팀원이 참석한 가운데 Integration Meeting의 취지를 충분히 설명해 모두에게 필요한 소통의 시간임을 공감하도록 한다. 이후 새로운 팀원은 회의실 밖으로 잠시 자리를 옮긴다. 새로운 팀원이 회의실을 나가면 기존 팀원들은 ‘그에 대해 이미 알고 있는 것’, ‘알고 싶은 것’, ‘우리 조직 구성원에 대해 알아줬으면 하는 것’, ‘우리의 기대사항’을 자유롭게 말하고 기록한다. 팀원들의 의견취합이 끝나면 새로운 팀원을 회의실로 다시 들어오게 한 후 이번에는 기존 팀원들이 자리를 피하도록 한다. 퍼실리테이터는 앞서 무기명으로 기록된 내용을 새로운 팀원에게 설명하고, 답변을 준비할 수 있도록 시간을 준다. 다시 모든 팀원들이 회의실에 모이면, 퍼실리테이터의 진행에 따라 취합된 의견에 대한 새로운 팀원의 답변 시간을 갖는다. 이때 대부분의 신임 리더나 팀원들은 구성원들이 그에 대해 상당히 많은 정보를 알고 있음에 놀라게 될 수도 있다. 혹시 잘못 알려진 정보가 있으면 바로잡아주고, 알고 싶은 것에 대한 답변, 조직에서 알아줬으면 하는 것과 기대사항에 대한 자신의 의견을 제시한다.

Integration Meeting을 진행할 때 몇 가지 규칙이 있다.
Integration Meeting은 조직의 내부 인원이 아닌 제3자 퍼실리테이터가 회의를 진행해야 한다. 대부분 각 조직의 인사부서에서 지원한다. 그리고 새로운 팀원이 합류한지 1개월 이내에 회의를 진행하도록 하고, 되도록 모든 구성원들이 참여할 수 있는 시기를 정해야 한다. 모든 회의 내용은 익명으로 진행하고, 서로에 대한 존중과 열린 마음을 가질 수 있도록 퍼실리테이터가 기존 구성원과 신규 팀원들의 사이에서 촉진자 역할을 수행해야 한다.

Integration Meeting은 기존 구성원과 새로운 팀원간의 마음의 창을 여는 소중한 시간이 될 것이다, 그 효과는 조하리(Johari)의 창(窓)의 개념을 통해서 확인할 수 있다. 고안자인 Joseph Luft와 Harry Ingram의 이름을 조합해 만든 조하리의 창은 서로의 관계에 있어 4가지 영역 즉, 자신도 알고 있고 상대에게도 인지되는 공개영역, 자신은 알고 있지만 상대에게는 숨기고 있는 비밀 영역, 자신은 알 수 없으나 상대로부터는 잘 관찰되는 영역인 맹인영역, 그리고 자신에게도 상대에게도 인지되어 있지 않은 영역인 미지영역의 개념을 소개하고 있다. 서로의 관계 강화를 위해서는 열린 창인 ‘공개영역’을 넓히는 것이 중요하고, 이를 위해서 적극적으로 자신을 보여줌으로써 비밀 영역을 줄이거나 상대방으로부터의 피드백을 통해 맹인 영역을 줄여야 하는 것이다.

조하리의 창의 개념에서 볼 때 Integration Meeting은 공개영역을 인위적으로 넓혀주는 소통의 장을 만드는 것이다. Integration Meeting은 신뢰할 수 있고 안전한 소통의 장이 되도록 돕는 역할을 하는 것이다. 즉 기존 구성원들이 새로운 팀원에 대해서 소문이나 SNS 등을 통해서만 알고 있었던 정보에 대해 적절한 사실을 알려줌으로써 맹인 영역을 좁혀주고, 새로운 팀원은 기존 구성원들이 궁금해하는 질문에 자기를 공개하며 ‘비밀영역’을 줄여주는 것이다. 그리고 기존 조직이나 구성원에 대해서 알아줬으면 하는 내용을 공개함으로써 새로운 팀원에게는 비밀영역으로 느껴지던 조직의 모습도 공유하게 되는 효과가 있다.

새로 부임한 리더, 팀원과 함께 하는 Integration Meeting은 서로의 스타일에 대한 이해를 통해 어떻게 일해야 할지를 빠르게 파악하고, 조직 전체가 하나의 목표를 향해 나갈 수 있도록 구성원들을 단결시키며 더욱 강한 팀으로 만들어 주는 도구가 될 수 있다.
여러분들의 조직에 새로 오는 구성원을 위해 Integration Meeting으로 따뜻한 웰컴을 준비해 보실 것을 희망한다.

채홍미 대표, 인피플 컨설팅
(chaehongmi@gmail.com)